Süreç Analizi ve Süreç İyileştirme

Süreç analizi, mevcut durumu değerlendirerek katma değer yaratmayan iş adımlarını ortadan kaldırarak veya iyileştirerek sürecin daha etkin ve verimli çalışmasını sağlamaktır. Süreç analizinin temel amacı, verimliliği yükseltmek ve iş süreçlerini basitleştirmektir.

Süreç Analizi Nedir?

Süreç analizi, verimliliği yükseltmek ve iş sürecini basitleştirmek için gerçekleştirilen bir yöntemdir. Çalışanların iş yapma kapasitesi ve ihtiyaçları dikkate alınarak geçiş sürecinin kısaltılması, kalitenin artırılması ve maliyetlerin azaltılması hedeflenir. Süreç analizi ile çalışanlar, üretim araçları ve nesneler amaç ve insan odaklı şekilde organize edilir.

Süreç analizi ile verimliliği hedefleyen işletmelerde çalışma yerleri şu şekilde dizayn edilmelidir;

Yeterli kalite
Düşük çalışma yeri maliyeti
Üretilen parça başına zamanın düşüklüğü
İş güvenliği

İşletmelerde verimliliği ve iş süreçlerini basitleştirmek için ilk adım, çalışma alanlarının yukarıdaki kriterlere uygun şekilde düzenlenmesidir. Süreç analizi sonucunda ortaya çıkan ve sürece değer katmayan ancak maliyete neden olan faktörler belirlenir ve ortadan kaldırılır. Süreç analizi ile sürecin daha az zamanda, daha yüksek kalitede ve daha düşük maliyetli sonuçlar üretmesi mümkün olur.

Süreç Analizinin Faydaları Nelerdir?

Süreç analizi belirli yönleri ile işletmelere pek çok fayda sağlamaktadır.

İşletmelerde yürütülen faaliyetlerde iş/süreç bazlı kontrol edilmesini sağlar.
Süreç akış şeması ile yapılan işler bütünüyle ele alınabilir. Bu da geniş bakış açısı elde edilmesini sağlar.
Her sürecin sorumlusu tespit edilerek hangi işin kim tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur. Bu sayede işlerin hangi zaman dilimlerinde kimin sorumluluğunda olduğu bellidir. Süreçte bir aksaklık oluştuğunda kimin muhatap alınacağı bellidir.
Süreçlerin verimli olarak yürütülmesi için gerekli girdi ve tedarikçiler, çıktılar ve müşteriler tespit edilir. Bu sayede süreçte sorun yaşandığında kaynağı belirlenebilir.
Süreçler için hedefler ortaya konduğundan hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirilmesi gereken alanlar rahatlıkla tespit edilir.

Süreç İyileştirme Nedir?

Süreç analizi sonrasında ek ihtiyaçların karşılanması ve süreç kriterlerinin iyileştirilmesi süreç iyileştirme olarak adlandırılır. Süreç iyileştirme, iş süreçlerini ve maliyetleri optimize etmek, kalite performansını yükseltmek ve müşteri beklenti ve ihtiyaçlarını karşılamak için yapılan faaliyetler toplamıdır.

Süreç İyileştirme Adımları

Süreç iyileştirme adımları şu şekilde sıralanabilir;

İyileştirme ihtiyaçlarının tespiti
Mevcut durum analizi
Pareto diyagramları
Neden sonuç diyagramları
Histogramlar
Kontrol tabloları
Dağılma diyagramları
Grafikler
Kontrol çizgileri
İyileştirme gereken alanlara ilişkin uygulanacak çözümlerin ve yöntemlerin belirlenmesi
İyileştirme faaliyetlerinin sonuçlarının değerlendirilmesi
İyileştirilmiş sürecin uygulanması
İyileştirme sürecinin değerlendirilmesi

İş Süreç Analizi

İş süreç analizi, süreci iyileştirerek kurumun performansını artırmaya olanak tanır. İş süreç optimizasyonu ile kurumun etkin çalışması hedeflenir. Mevcut durum analizi ve olması gereken durumun analizi ile temel performans göstergesi oluşturmak ve iş süreçlerine bağlamak, süreç modellerinin ilgili risklerle ve kontrollerle eşleştirilmesi ve raporlanması gereklidir.

Bu sürece bir örnek olarak; bir şirket satın alma sürecini analiz etmek istediğini varsayalım. Süreç analizini yürütecek olan kişi süreç analistidir. Süreç analisti, tüm satın alma işlemlerini yapmadan önce süreci inceleyerek sonraki adımları planlar.

Öncelikle şirketin bir bölümündeki ihtiyaçlar belirlenir. İhtiyaçlar veri tabanına kaydedilir. Gerekli mal ve hizmetler için bütçe almak üzere tedarikçilerle görüşülür. Uygun tedarikçi seçildikten sonra satın alma siparişi oluşturulur. Sipariş teslim alındıktan sonra tedarikçiye ödeme yapılır, danışman bu süreci değerlendirir, sürecin geliştirilmesi için tavsiyelerde bulunur, bu sayede süreç etkin ve verimli bir şekilde yönetilir.

Süreç Odaklı Yönetim

Süreç odaklı yönetim, yönetim sistemleri içindeki ve dışındaki tüm süreçlerin iş akışlarının yapılandırılması ve yönetilmesi hedefleyen bir yönetim yaklaşımıdır. Alt süreçlerin tanımlanarak performansının izlenmesi ve sistemin iyileştirilmesi çabası vardır. Süreç odaklı yönetim, katma değeri olmayan gereksiz faaliyetleri belirleyerek verimliliği artırmaktadır.