Süreç Analizi ve Süreç İyileştirme

Süreç analizi; mevcut durumdan yola çıkarak katma değer oluşturmayan iş adımlarının düzenlenerek sürecin daha etkin ve verimli hale getirilmesidir. Süreç analizinin temel hedefi verimliliği artırmak ve iş süreçlerini kolaylaştırmaktır.

Süreç Analizi Nedir?

Süreç analizi, verimliliği artırmak ve iş sürecini kolaylaştırmak için yapılmaktadır. Çalışanların iş yapabilme gücü ve gereksinimleri göz önünde bulundurularak geçiş sürecinin kısaltılması, kalitenin iyileştirilmesi ve maliyetlerin düşürülmesi söz konusudur. Süreç analizi ile çalışanlar, üretim araçları ve nesneler amaca ve insana uygun şekilde düzenlenmiş olur.

Süreç analizi ile verimliliği hedefleyen işletmelerde çalışma yerleri şu şekilde dizayn edilmelidir;

Yeterli kalite
Düşük çalışma yeri maliyeti
Üretilen parça başına zamanın düşüklüğü
İş güvenliği

İşletmelerde verimliliğin ve iş süreçlerinin kolaylaştırılmasında ilk olarak çalışma alanlarının yukarıdaki koşulları taşıyacak şekilde oluşturulması gerekir. Süreç analizi neticesinde meydana gelen ve sürece değer katmayan ancak maliyete sebep olan faktörler tespit edilir ve yok edilir. Süreç analizi ile sürecin daha kısa zamanda, daha kaliteli ve daha az maliyetli çıktı elde etmesi sağlanır.

Süreç Analizinin Faydaları Nelerdir?

Süreç analizi belirli yönleri ile işletmelere pek çok fayda sağlamaktadır.

İşletmelerde yürütülen faaliyetlerde iş/süreç bazlı kontrol edilmesini sağlar.
Süreç akış şeması ile yapılan işler bütünüyle ele alınabilir. Bu da geniş bakış açısı elde edilmesini sağlar.
Her sürecin sorumlusu tespit edilerek hangi işin kim tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur. Bu sayede işlerin hangi zaman dilimlerinde kimin sorumluluğunda olduğu bellidir. Süreçte bir aksaklık oluştuğunda kimin muhatap alınacağı bellidir.
Süreçlerin verimli olarak yürütülmesi için gerekli girdi ve tedarikçiler, çıktılar ve müşteriler tespit edilir. Bu sayede süreçte sorun yaşandığında kaynağı belirlenebilir.
Süreçler için hedefler ortaya konduğundan hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirilmesi gereken alanlar rahatlıkla tespit edilir.

Süreç İyileştirme Nedir?

Süreç analizinin yapılmasından sonra ek ihtiyaçların giderilmesi ve süreç kriterlerinin geliştirilmesi süreç iyileştirme olarak tanımlanır. Süreç iyileştirme, proses süreçlerini ve maliyetleri düşürmek, kalite performansında artış sağlamak ve müşteri beklenti ve gereksinimlerini karşılamak için yapılan işlemler bütünüdür.

Süreç İyileştirme Adımları

Süreç iyileştirme adımları şu şekilde sıralanabilir;

İyileştirme ihtiyaçlarının tespiti
Mevcut durum analizi
Pareto diyagramları
Neden sonuç diyagramları
Histogramlar
Kontrol tabloları
Dağılma diyagramları
Grafikler
Kontrol çizgileri
İyileştirme gereken alanlara ilişkin uygulanacak çözümlerin ve yöntemlerin belirlenmesi
İyileştirme faaliyetlerinin sonuçlarının değerlendirilmesi
İyileştirilmiş sürecin uygulanması
İyileştirme sürecinin değerlendirilmesi

İş Süreç Analizi

İş süreç analizi, süreci optimize ederek kurumun performansının gelişmesine imkan sağlar. İş süreç optimizasyonu ile kurumun verimli çalışması amaçlanır. Mevcut durum analizi ve olması gereken durumun analizi ile temel performans göstergesi oluşturmak ve iş süreçlerine bağlamak, süreç modellerinin ilgili risklerle ve kontrollerle eşleştirilmesi ve raporlanması gerekir.

Bu sürece bir örnek verecek olursak; bir şirket satın alma sürecini analiz etmek ister. Süreç analizini yönetecek olan süreç analistidir. Süreç analisti, tüm satın alma işlemlerini gerçekleştirmeden süreci analiz eder ve sonraki aşamaları belirler.

Öncelikle şirketin bir departmanındaki gereksinimler tespit edilir. Gereksinimler veri tabanına girilir. Gerekli mal ve hizmetler için bütçe almak üzere tedarikçilerle iletişime geçilir. Uygun tedarikçi bulunduğunda satın alma siparişi verilir. Sipariş teslim edildikten sonra tedarikçiye ödeme yapılır. Danışman bu süreci analiz eder. Sürecin iyileştirilmesi için önerilerde bulunur. Bu sayede süreç etkin ve verimli bir şekilde yönetilmiş olur.

Süreç Odaklı Yönetim

Süreç odaklı yönetim ile yönetim sistemleri kapsamındaki ve sistem dışındaki yapılandırmak ve yönetilmek istenen tüm süreçlerin iş akışlarının oluşturulması amaçlanır. Alt süreçlerin belirlenerek performansının gözlemlenmesi ve sistemin daha iyi duruma getirilme çabası söz konusudur. Süreç odaklı yönetim ile katma değeri bulunmayan gereksiz faaliyetleri ortadan kaldırarak verimliliği sağlamaktır.

https://www.cokyasarholding.com.tr/